デジタルデータも断捨離。不要メールやデータを一括削除する魔法のような方法はありません。
作成日：2023.5.15
ツル＠シス担です。
最近は実家に帰省するたびに、様々な断捨離を実施しています。
人生後半戦の突入していますので、片付け、終活なお年頃です。
かれこれ25年前に今の夫と交際時から新婚時にやり取りしたメール、1000通以上。
なんと紙で出力したものをようやく処分しました。
いつかやらなきゃなと思いつつ、放置すること四半世紀。総重量20キロ以上の紙束。
正直なんで紙に出力なんてしたんだ（出力したのは私じゃないし）と激しく後悔。
内容はほぼたわいないもの、とはいえこのまま第三者に読まれるのは恥ずかしい。読み返して一部だけでも保存とかちらっと頭をよぎりましたが、広辞苑5冊分くらいある情報を読むのも面倒。
思い出好きな人から見たら、とんでもないと思うかもしれませんが、
紙束は資源ごみになり、フロッピーやCD-RやMDにバックアップした大量のメール(仕事関連も含む)や写真や音源も破壊してごみ箱へ。
短歌とか俳句とかって文字も紙もミニマムで済むし、込めた思いは深い教養にあふれている。
素晴らしい文化だなと今更思います。
恋文も 業務連絡も 五七五 そんな風でも いいんじゃない？
大量のデジタル データを整理することは難しいのです。
デジタルデータはほぼ無限に保存できそうな錯覚に陥りますが、誤解です。
Googleの管理画面から社員のストレージデータ量の多さを見るとぞっとします。
（1000通なんてかわいいものです。何十万通のメールなんてざら。）
クラウドストレージは無料ではありません。延々と課金されます。
未整理な大量のデータは簡単に仕分けなんてできないので、引っ越し時に急に整理など不可能。
結果的にすべて捨てるしかなくなります。
[Gmail] [不要メール] [一括削除] [魔法]
などと検索すると記事がいくつか出てきます。
内容はこんな感じ。
１：PC用Webブラウザ版のGmailで一括削除する
２：スマートフォンでメールを一括削除する
３：「未読」「既読」などの条件を絞り込んで一括削除を行う
上記は削除の「操作方法」の説明をしているだけです。
ChatGPTに聞いても似たような結果です。
Googleの管理画面にも事細かに書かれておりますが、操作とアラートのあげ方を説明しているだけ。
これらはデータ整理の本質ではありません。
本当にやりたいことは「要るもの」「要らないもの」の仕分けと削除です。こればかりはデータを所有する本人にしか判断ができませんし、個別に内容を確認する必要もあります。
「要るもの」とは結果、FIXした情報。
設定や契約に関する情報
社内ルールや決め事の情報
インシデント対応履歴
顧客対応履歴の結論
最終的な納品データ
「要らないもの」はそれ以外。
似たような大量の写真
納品された制作物の途中データ、HTMLのバージョン違い複数
作りかけの資料
二度と見ない動画
セールス、DM、メルマガの類
1 回限りのビジネス コミュニケーション
あいさつやお礼だけのメッセージ
スケジュール調整や参加表明のためだけのメール
自分が担当ではない業務に関するCCメール
まとめると、
１：不要なデジタル データを一括削除する魔法のような方法はありません。
２：定期的にデータを整理することが重要です。
３：無差別に削除すると重要なデータが失われる可能性があるため、どのデータを保持し、どのデータを破棄するかを慎重に検討して決定する必要があります。
４：最終的に、デジタル データを整理する責任は、意思決定を行うことができるデータ所有者にあります。
自分自身も含め、こまめな情報の整理と削除をすべての人にお願いしたいです。
大学生の頃、デジカメも、携帯もない時代、バイト代をつぎ込んで廻ったヨーロッパ。
一眼レフで撮ったフィルム写真とノートに綴った旅行絵日記は100ページくらい。
こちらは何となくまだ捨てられません。
案外手書きのもののほうが、過程が分かり、記憶が蘇るような気がします。
プルーストの『失われた時を求めて』ではないですが、自分の中に眠っている思い出がフラッシュバックするトリガーはほんの些細だけど重要なきっかけで、検索もAI学習もできない膨大なデジタルデータは結局ゴミでしかないと思うこのごろです。
