初めての会社説明会運営～ファシリテーターの心得～ - 新卒採用のキモ！│定着と活躍のための新卒採用お役立ちメディア株式会社パフ

こんにちは。パフの田代です。

3月に入り、会社説明会や面接等、採用活動も本格的に動くシーズンに入りました。

特にこの時期に重要になるのは、広報活動。

・各大学での学内説明会

・大会場での合同説明会

・自社の単独説明会

など、プレゼンテーションを伴うイベントが目白押し。

私自身、イベント企画・運営・進行を入社以来数えきれないほど実施してきました。

（1年100本以上と考えると、間違いなく2000本は実施している気がします）

そこで本日は「初めての採用イベント」と題し、

司会者としてどのような「準備」と「面持ち」でイベントに臨めば良いのか

ポイントをお伝えします。

ファシリテーターとは何か？

私はプレゼンテーションを行う司会者のことを「ファシリテーター」と呼んでいます。

プレゼンテーターと違うの？会社説明会の司会者と同じじゃない？

そんなご意見もあるかと思いますが、私は採用イベントこそ、ファシリテーターであるべきだと実感しています。

あまり馴染みのない言葉かと思いますので、意味からお伝えすると…

ファシリテーターとは

イベントや会議などの場が円滑に行われるようリードし活発な場を演出する人

ポイントは、一方的にプレゼンをするわけでもなく、進行に集中するだけでもない。

参加者、視聴者とのインタラクティブなコミュニケーションを行い、「参加して面白かった」「退屈じゃなかった」など活発な場を構築することにあります。

では、どのような「力」が求められるのでしょうか？

私は3点あると思っています。

1、イベントをデザインする力

円滑な進行のために事前準備を怠らない

2、イベントの場をリードする力

時間内に最大の効果を発揮するよう進行する

3、イベントの空気を作る力

参加者が安心、楽しめる雰囲気を醸成する

それぞれポイントを整理してみましょう。

準備について

まずイベント進行は、準備が「肝」です。

昨今ではオンライン上でのイベントが増えていますので準備の重要性が高まりました。

実施することは主に4つ。

1）イベントの全体像を明確にする　…　目的とゴールを明確にすること

2）参加者について調べる　…　参加者の属性、バックグラウンドを知ること

3）運営体制を整える　…　ワンオペ厳禁。基本的には2名以上で運営すること

4）機材を整える　…　オンラインはハプニングが付き物。万全の体制で臨むこと

上記の準備を徹底することで、イベント全体のイメージが湧くと思うんですね。私はファシリテーターが詳細までイメージできれば、そのイベントはほぼ成功したも当然。逆に言えば、詳細イメージまで腹落ちできないのであれば、上手くいかない可能性が高いと感じています。

本番について

体制も心も準備が整った。そんな状況で迎えた本番当日。イベントは始まってしまえば、正直なるようになる（笑）、いや、もう臨機応変さしか求められません。だからこそ「準備」というベースを軸に置いて、上手くチューニングしながら進めていく必要があるのです。

本番時に気を付けることは3つ。

立ち振る舞いに気を付ける
心理的な安心安全の場を作る
意識的に双方向性を保つ

特に心理的安心安全の場、つまり空気感はファシリテーターの腕にかかっています。否定をせず、参加者を受け止める表情と言葉、立ち振る舞い。その空気感によってイベントの活気は決まるといっても過言ではありません。そこから発展して双方向性を仕掛けていくことで、よりワクワク感と集中力を持続させながら進めることができます。

以上、簡単ではありますが

「初めての採用イベント～ファシリテーターの心得～」をお伝えしました。

そうそう。大事なことを一つ言い忘れました。

究極の話「終わりよければ全て良し」の精神でいてください。